Domande frequenti

Ci sono diversi modi per distruggere i propri documenti, tuttavia non tutti rispettano a pieno le normative in vigore oppure altri sono più onerosi, sia in termini economici che in termini di tempo.

  • Chi utilizza il fuoco per incenerire i documenti, oltre a non rispettare le normative ambientali, può commettere illeciti penali o civili ed incorrere a richieste di risarcimenti danni. Inoltre non si ha prova dell’avvenuta distruzione;
  • L’utilizzo dei distruggi documenti da ufficio consente di distruggere solo qualche foglio alla volta, portando ad una notevole perdita di tempo senza avere una garanzia di avvenuta distruzione.
  • Affidare lo smaltimento dei documenti con dati riservati all’impresa di pulizie è nettamente contrario al Codice Privacv e potrebbe provocare fenomeni di trashing (vedi l’articolo sul nostro bloq) per possibili furti d’identità. Il documento con dati riservati e/o sensibili non è da trattare come un semplice rifiuto. Affinché possa essere considerato tale è necessario prima renderlo inintelligibile;
  • Affidarsi a metodi tradizionali di distruzione dei documenti presso gli stabilimenti industriali e cartiere prevedono tempi di facchinaggio raddoppiati, non si ha la certezza che la lavorazione venga effettuata immediatamente e il più delle volte tali servizi lasciano a desiderare sotto il profilo della regolarità in termini di privacy e di responsabilità del titolare al trattamento in quanto non è chiaro il passaggio dei dati tra i vari soggetti coinvolti.
    Inoltre. il più delle volte. le cartiere richiedono di conferire carta non “contaminata”, ossia senza alcun tipo di plastica o metallo.

RePaper è la soluzione innovativa che assicura il pieno rispetto della privacv e dell’ambiente.

La “distruzione dei dati” rientra nelle operazioni di trattamento dati previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali ( art. 4 c. 1 lett a) del
D.Lgs. 196/2003). Nel medesimo Codice, all’art. 11 c. 1 lett. e) è riportato inoltre che i dati personali oggetto di trattamento devono essere conservati “per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti”. Pertanto, conservare documenti privi di utilità che
riportano dati riservati, può costituire un illecito.
Il macchinario per la triturazione è installato in un apposito autocarro ed il trattamento dati di distruzione avverrà nel parcheggio aziendale o nel posteggio consentito il più vicino possibile alla sede di ritiro. Considerate le dimensioni del mezzo (9,2 m di lunghezza × 2,5 m di larghezza), può accadere che alcune aziende o studi professionali non siano direttamente raggiungibili perché situati in centri storici o aree in cui la circolazione è inibita; in questi casi ci si servirà di un “mezzo navetta” dalla sede ad una zona facilmente raggiungibile dove avverranno le lavorazioni di distruzione. Anche in questo caso viene garantita la piena osservanza della normativa sulla privacy in quanto, oltre alla possibilità di assistere direttamente alle operazioni di distruzione, è possibile per il cliente monitorare le operazioni da remoto, attraverso una webcam orientabile dedicata posizionata all’interno dell’area
operativa del mezzo.
Non ci piace “dare i numeri”; ogni preventivo è studiato ad hoc sulle singole esigenze del cliente. Le tariffe (che vengono stabilite secondo il peso stimato da trattare) variano sulla base di diverse caratteristiche della lavorazione quali a titolo esemplificativo la quantità, la necessità di selezionare preventivamente i materiali per il loro eventuale recupero, le modalità di conservazione ed il facchinaggio richiesto, in modo che ogni servizio RePaper calzi perfettamente le singole esigenze del cliente. Saremo lieti di essere contattati o incontrarti a semplice richiesta in modo da offrirti la tariffa più
vantaggiosa possibile secondo le tue necessità.
Il nostro servizio rispetta in pieno la normativa relativa alla privacy (D. Lgs. 196/2003) la quale allart. 4 prevede tra le operazioni di trattamento dati anche quelle relative alla distruzione del dato e elimina completamente il rischio di perdita dei dati in quanto non ce alcuno spostamento dei documenti dal luogo di deposito a quello di triturazione. Inoltre, il servizio è già conforme alle disposizioni del nuovo regolamento privacy UE 2016/679 che entrerà in vigore in Italia entro il 25 maggio 2018. Infine, da un punto di vista di performance aziendale, la gestione dell’archivio potrebbe divenire più snella grazie
all’eliminazione di documentazione ormai obsoleta. Il tutto nel modo più rapido ed efficiente del mercato.
Il servizio offerto da Secure Repaper è pensato per avere piena tracciabilità del dato in sede di distruzione. Questo permette ai DPO (Data Protection Officer) di avere pieno riscontro in termini di “accountability” cosi come previsto dal nuovo regolamento privacy. Pertanto ci proponiamo come partner
specializzato nei processi di distruzione anche ad enti pubblici e soggetti interessati dal nuovo regolamento.
Il servizio è pensato in particolare per le realtà che trattano continuamente documenti che riportano dati riservati. Basti pensare ad esempio a istituti bancari ed assicurazioni, ma anche a centri elaborazione dati e studi professionali. Con questa tipologia di servizio possono essere prestabiliti ritiri di con cadenza regolare in modo da garantire un assoluto livello di privacy dei dati trattati, oppure è offerto un contratto annuale o biennale mediante il quale viene acquistato un “lotto di chiamate” per un servizio di ritiro rapido e più economico. Con il servizio continuo a richiesta del Cliente vengono forniti appositi contenitori (cd. “Security Consoles”) di vario tipo in cui possono essere immessi tutti quei documenti che riportano dati propri o di terzi che necessitano di essere distrutti (si pensi ad esempio ad errate copie di contratti, copie di documenti di riconoscimento, stampe di cedolini paga in prova,
stampe provvisorie di situazioni reddituali, elaborazioni di forecast e strategie aziendali, scritture private e accordi, preventivi, ecc…).
Qualsiasi ente od organizzazione aziendale si trova nella quotidianità a maneggiare ed archiviare per necessità o obbligo documenti cartacei con dati o notizie riservate. Questa operazione con il tempo provoca un accumularsi continuo di documentazione cartacea ed una progressiva obsolescenza della stessa. Sia per una maggiore efficienza nella gestione delle informazioni in archivio, sia per il rispetto di quanto previsto dalla normativa del trattamento dati, risulta opportuno smaltire tale documentazione, sia essa amministrativa, contabile, fiscale o, più semplicemente, riservata. Grazie alle unità mobili
utilizzate, RePaper può intervenire in tempi rapidi ed operare un servizio di distruzione certificata della documentazione cartacea.

Il macchinario di ultima generazione permette di triturare grossi faldoni di materiale cartaceo (fino a 2.00 tonnellate all’ora) ma anche folder e cartelline con piccoli inserti metallici. Inoltre possono essere inserite anche buste plastificate. Tutte le particelle di materiale vengono successivamente trattate nei centri di recupero del materiale, che provvedono alla selezione e divisione degli stessi con appositi impianti specifici (dotati di calamiti o ad acqua). In ogni caso, a richiesta, il personale RePaper potrà provvedere alla selezione del materiale ed il conseguente recupero di cartelline e raccoglitori.